F-FN-02-001合同能源管理服务认证实施规则

字体大小:【 发布时间:2019-03-21 阅读次数:

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

文件编号:

CQM/F-FN-02-001

发布日期:

20181120

修订日期:

 

实施日期:

20181120

                                         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

1 适用范围 2

2 认证模式 2

3 认证过程流程图 2

4 认证申请 3

5 审核实施 3

6 认证的批准、拒绝、暂停、恢复和撤销的条件和程序 6

7 认证证书和认证标志 12

8 获证客户的信息通报 13

9 认证要求变更的条件和程序 13

10 保密 14

11 申诉/投诉、争议及处理 14

12 费用 14

13 公告 14

14 附则 14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

合同能源管理服务认证实施规则

 

1 适用范围

本规则适用于方圆标志认证集团有限公司(以下简称:CQM)对节能服务公司所提供合同能源管理服务水平的认证,满足第三方认证制度要求,不适用于单个合同能源管理项目服务质量的评价

2 认证模式

合同能源管理服务认证采用“服务管理能力+服务水平评价”的认证模式,证书有效期为3年。初次认证决定之后的12个月内进行监督审查,两次监督审查的间隔不超过12个月。

3 认证过程流程图

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 认证申请

4.1基本条件

4.1.1节能服务组织按项目专业类别申请认证,专业类别包括:锅炉(窑炉)改造、余热余压利用、电机系统节能、能量系统优化、绿色照明改造、建筑节能改造、光伏发电项目。可申请某一专业类别,也可同时申请多个专业类别。

4.1.2节能服务组织应具有独立法人资格和固定办公场所。

4.1.3与合同能源管理服务有关活动应符合相关法律法规要求。

4.1.4节能服务组织在一年内未发生服务、安全事故或被主管部门责令停业整顿或在全国企业信用信息公示系统中被列入“严重违法企业名单”或违反国家相关法规,虚报、瞒报获证所需信息的情况。

4.1.5 现场审核前,节能服务公司已按照相关标准或规范已至少完成一个节能项目。

4.2认证申请提交资料

4.2.1合同能源管理服务认证申请书。

4.2.2 节能服务组织合法经营资质证明文件(营业执照、备案证明等),特殊行业服务还需提供相应的从业资质证明。

4.2.3 节能服务公司的基本情况,包括单位名称、地址、联系方式、成立时间、员工人数、设施设备、主营业务、实施项目等情况。

4.2.4 从事合同能源管理服务的相关管理制度文件清单。

4.2.5 已实施或正在实施合同能源管理服务项目台账。

4.2.6 涉及外包的关键过程或环节,应提供外包服务信息。

4.2.7 自有资金或相应的融投资能力证明材料。

5 审核实施

5.1 审核准则

RB/T302-2016《合同能源管理服务认证要求》

审核准则还包括受审核方所适用的方针、程序、标准、法律法规、服务要求、合同要求或行业规范。

5.2 审核过程

5.2.1 初次认证审核

5.2.1.1 文件审核

   CQM对节能服务组织提交的申请文件进行审核,文件审核包括:资质、管理制度文件、服务项目基本情况等,具体内容见申请书。

    文件审核一般在实施现场审核之前进行,并编制文件审核报告。

5.2.1.2 现场审核

现场审核范围包括节能组织合同能源管理服务认证已完成节能项目的评审,包括服务提供能力、服务过程控制以及服务绩效水平等,审核至少应包括如下方面:

a) 与适用的服务标准和其他规范性文件的所有要求的符合情况;

b) 依据关键绩效目标和指标,对绩效进行的监视、测量、报告和评审;

c) 服务提供过程中与遵守法律有关的方面;

d) 节能公司的服务提供控制水平;

e) 管理职责的落实,包括针对方针的管理职责;

f) 为实现总目标而建立的职能层次目标的策划和实现情况;

g) 规范性要求、方针、绩效目标和指标、适用的法律要求、职责、人员能力、运作、程序、绩效数据和内部审核发现及结论之间的联系。

5.2.2 监督活动

5.2.2.1 监督活动的方式

CQM采用现场监督审核和日常监督(如关注国家有关部门发布的质量信息公报、关注获证客户相关方的信息、获证客户有关信息的日常跟踪、审查获证客户及其运作的说明、要求获证客户提供文件和记录等)相结合的方式。

5.2.2.2 获证后监督审核的内容

a) 任何变更(如资源、过程、组织结构、已识别的关键控制点等);

b) 持续的运作控制质量目标的实现情况;

c) 投诉的处理;

d) 服务管理实施的有效性;

e) 为保证服务水平持续改进而策划的活动的进展

f) 针对上次审核中确定的不符合所采取的措施和效果;

g) 证书和标志的使用和(或)任何其他对认证资格的引用。

获证客户应保存全部投诉记录,需要时提供认证机构。

CQM根据以上信息对获证客户管理体系进行再评价,确认其是否持续满足认证要求。

监督审核时,如认证客户没有按时关闭不符合,将可能导致认证证书的暂停或撤销。

5.2.2.3 监督审核的频次

    在证书有效期内,获证客户须接受监督审核,监督审核应至少每个日历年(应进行再认证的年份除外)进行一次。初次认证/再认证后的第一次监督审核应在认证决定日期起12个月内进行;此后,监督审核应至少每个日历年(应进行再认证的年份除外)进行一次,且两次监督审核的时间间隔不得超过15个月。

获证客户因未在规定的时间内实施监督审核而暂停认证证书的,监督审核恢复后,下次审核时间应按原计划时间计算。

若发生下述情况则需增加监督频次,或安排提前较短时间通知的审核:

a) 出现严重服务质量问题或用户提出重大投诉,并查实为证书持有这责任的。

b) 认证机构有足够理由对获证组织服务与认证依据标准的符合性提出质疑时

c) 有足够信息表明持证客户因变更法人、组织机构、服务条件、服务管理等情况,从而可能影响服务质量保障能力;

d) 获证客户出现服务质量事故、安全事故客户提出对相关服务提供的投诉未得到处理时;

e) 其他需要考虑的情况。

5.2.3 再认证

获证客户在证书有效期满前至少三个月,须提出再认证申请。认证机构对节能服务组织的服务能力和服务质量的保持进行评价,再认证程序与初次认证程序相同。

6 认证的批准、拒绝、暂停、恢复和撤销的条件和程序

6.1 批准认证范围的条件和程序

6.1.1 批准认证注册的条件

a) 节能服务组织的申请材料真实、准确、有效;

b) 节能服务组织申请的认证范围在法律地位文件和资质规定的范围内;

c) 服务认证审核中发现的不合格在规定期限内已经采取纠正/纠正措施,经CQM验证有效。

d) 至少近一年来,节能服务组织未发生安全事故或国家检查不合格;

e) 认证客户已与CQM签署认证合同,承诺始终遵守认证的有关规定,并按照认证合同规定缴纳认证费用。

6.1.2 批准认证资格的程序

a) CQM向节能服务组织提供认证有关信息的公开文件,使其知悉并理解;

b) 节能服务组织向CQM正式提交认证申请书和相关附件;

c) CQM根据节能服务组织申请信息进行申请评审,并已确认受理认证申请;

d) 满足6.1.1批准认证资格的条件,经CQM审定,认为认证组织在认证范围内已满足批准认证资格的条件,同意批准认证;

e) CQM向认证组织颁发认证证书,要求获证方按规定使用认证标志。

6.2 拒绝认证注册的条件和程序

6.2.1 拒绝认证资格的条件

a) 认证客户信息未通过CQM的申请评审,评审为不予受理认证申请; 

b) CQM审核组现场审核结论为“不推荐认证注册”;

c) 节能服务组织服务水平不符合认证标准的要求,或组织存在安全经CQM的审定结论为不予认证注册;

d) 除以上情况外,CQM的审定结论为不予认证注册。

6.2.2 拒绝认证注册的程序

a) 符合6.2.1条件之一CQM评审不予受理认证组织或服务认证组织服务能力及服务水平不满足批准认证资格条件 

b) CQM向认证客户发出《不认证注册通知》

6.3 变更认证信息的条件和程序

6.3.1变更认证信息的条件和分类

6.3.1.1变更认证信息的条件

在认证证书有效内,获证客户因信息发生变更,导致与认证证书信息不一致时,应予以更新。

6.3.1.2变更认证信息的分类:

a) 获证客户名称、住所变更;

b) 认证地址变更;

c) 服务模式、服务专业领域、关键节能产品/设备、技术或供应商等发生变更;

6.3.2变更认证信息的程序

6.3.2.1认证信息的变更需提交的资料

6.3.2.1.1获证客户名称、住所变更应提交的资料

a) 获证客户书面变更申请;

b) 获证客户是企业的,提供工商行政主管部门的变更核准证明及新营业执照复印件;其他性质的获证客户提供允许其设立的政府行政主管部门的相关文件;

c) 对于因改制、企业重组引起的名称变更,获证客户不能获得名称变更核准证明时,应提交组织以原名称和现名称名义的更名申请、政府有关部门的批文和原名称注销证明; 

d) 有行政许可、资质等要求的获证客户,还应提供按新名称变更后的有关文件;

6.3.2.1.2认证地址变更需要提交的资料

a) 获证客户书面变更申请;

b) 有行政许可、资质等要求的获证客户,还应提供按新地址变更后的法规要求的有关文件;

6.3.2.1.3 服务模式、服务专业领域变更

a) 获证客户书面变更申请

a) 对有行政许可、资质等要求的认证范围,还应提供相应文件复印件。

6.3.2.2 认证信息变更的办理流程

a) 获证客户根据6.3.1要求向CQM正式提交满足6.3.2.1要求的申请和相关文件资料;

b) 需要时,获证客户应接受CQM的审核;

c) CQM审定,认为获证客户满足认证信息变更的条件,同意批准认证信息变更;

d) 需要时,收回原认证证书,换发认证证书或附件,认证证书的有效期保持不变。

6.4 暂停认证资格的条件和程序

6.4.1 暂停认证资格的条件

符合下列条件之一的获证客户,CQM将暂停其认证证书

1)获证客户的服务管理能力及服务水平不满足认证要求。

a)获证客户的合同能源管理服务运作发生重大变更,不能持续符合认证标准/规范性文件要求;

b)获证客户监督期间发生严重影响服务认证运行的情况;

c)获证客户在认证范围内的服务活动不能满足适用的最新法律法规和标准的要求,并未采取措施或措施无效;

d)获证客户未按照认证要求的变更做出相应调整,或调整不满足变更要求;

2)获证客户不承担、履行认证合同约定的责任和义务。

a)获证客户未能在规定的期限内接受监督;

b)获证客户未履行与CQM签署认证合同中规定的责任和义务,并对保持认证资格产生重大影响;

c)获证客户未按照认证合同规定缴纳认证费用

d)获证客户在获证期间发生误用认证证书和认证标志,并未能及时有效地采取纠正和纠正措施,以将产生的影响降至最少程度

3)获证客户在证书有效期间受到相关执法监管部门处罚。

获证客户未按要求对信息进行通报。

4)获证客户被地方认证监管部门发现服务运作存在问题。

获证客户于获证期间在认证范围内发生国家监督抽查不合格,并未查明原因和采取补救措施

5)获证客户持有的行政许可证明、资质证书等过期失效,重新提交的申请已被受理但尚未换证。

a)获证客户的法律地位、资质不再符合国家的最新要求;

b)获证客户的认证范围已不在现行有效的法律地位文件和资质规定的范围内,但仍有可能在短期内符合规定要求

6)获证客户主动请求暂停。

7)获证客户发生了与合同能源管理服务等有关的重大事故,反映出组织的服务运作存在重大缺陷。

a)获证客户于获证期间在认证范围内发生重大事故被媒体曝光、或未查明原因和采取补救措施

8)其他原因需要暂停证书(必须书面注明暂停原因)

6.4.2 暂停认证资格的程序

CQM提出对获证客户暂停全部或部分认证范围内认证资格的建议,并提供理由和证据,或由获证客户向CQM提出暂停认证资格的申请;

必要时,CQM与获证客户沟通,核实证据;

CQM审定,认为获证客户在认证范围内全部或部分不再持续满足认证要求,但仍然有可能在短期内采取纠正措施的,同意批准暂停全部或部分认证范围的认证资格,并确定暂停期限,向获证客户颁发认证处置决定通知书并公告;

a) 获证客户按照《服务认证证书和认证标志、认可标识使用规则停止使用认证证书和认证标志, 在暂停期间,客户的管理体系认证暂时无效

6.5 恢复认证资格的条件和程序

6.5.1 恢复认证资格的条件

获证客户已针对暂停认证资格的原因采取了有效的纠正措施,产生原因已经消除,认证资格的恢复符合相关的认证要求,同时已证实在暂停期内没有使用、引用认证资格(如广告宣传)和使用认证标志。

6.5.2 恢复认证资格的程序

a) 在确定的认证资格暂停限期结束前,根据暂停原因,获证客户在规定期限内向CQM提出恢复认证资格的《恢复使用认证证书和认证标志的申请书》;

b) 需要时,获证客户应提交相关纠正措施和有效性验证材料;

c) CQM审定,确认获证客户在暂停认证资格的认证范围内已恢复符合相关的认证要求,作出同意恢复认证资格的结论,颁发《恢复使用认证证书和标志的通知》并公告。

6.6 撤销认证资格的条件和程序

6.6.1 撤销认证资格的条件

符合下列条件之一的获证客户,CQM将撤销其认证证书:

符合下列条件之一的获证客户,应撤销其认证证书

1) 获证客户认证评价未通过。

2)获证客户被注销或撤销法律地位证明文件。

a) 获证客户的法律地位、资质不再符合国家的最新要求;

3)获证客户拒绝配合认证监管部门实施的监督检查,或者对有关事项的询问和调查提供了虚假材料或信息。

a)被国家行政主管部门列入信用严重失信企业名单。

4)获证客户出现重大的服务质量事故、安全事故等,经执法监管部门确认是获证客户违规造成。

a) 获证客户于获证期间在认证范围内发生国家监督检查不合格,并造成严重影响

b) 拒绝接受国家行政主管部门监督抽查的。

5)获证客户在证书有效期间有其他严重违反法律法规行为,受到相关执法监管部门处罚。

6)获证客户暂停认证证书的期限已满但导致暂停的问题未得到解决或纠正(包括持有的行政许可证明、资质证书等已经过期失效但申请未获批准)。

7)获证客户已不具备合同能源管理服务认证条件。

a)获证客户在认证范围内的管理发生重大变更,未向CQM通报,并在短期内无法满足认证要求;

b) 获证客户体制变更后原管理已不再适宜;

c) 获证客户不再具有相关的合同能源管理服务活动;

d)获证客户在认证范围内的服务和活动严重不能满足适用的最新法律法规和标准的要求,并在短期内无法采取措施或采取措施无效的;

e)获证客户停业或关闭

8)获证客户不按相关规定正确引用和宣传获得的认证信息,造成严重影响或后果,或者认证机构已要求其纠正但超过2个月仍未纠正。

a) 获证客户在获证期间发生大量误用认证证书和认证标志,并未能及时有效地采取纠正和纠正措施,误导消费者,影响面大;

b) 获证客户转让认证证书和认证标志;

9)获证客户发生了与合同能源管理服务有关的重大事故,反映出组织的管理及合同能源管理服务存在重大缺陷。

10)获证客户因换发新证而撤销旧证书。

11)获证客户不承担、履行认证合同约定的责任和义务。

a) 获证客户单方面宣布不履行与CQM签署认证合同中规定的责任和义务的;

b) 获证客户长期拖缴认证费用,并催缴无效的;

c) 经核实获证客户提供虚假信息,且影响了认证评价、认证决定的有效性的;

d) 获证客户更换认证机构的(未书面告知CQM的);

e) 获证客户对顾客或相关方的重大投诉不做处理的

12)获证客户主动放弃认证。

13)其他原因需要撤销证书。

6.6.2 撤销认证资格的程序

CQM核实与审定,确认获证客户在认证范围内服务管理能力及服务水平不再满足认证要求,作出撤销认证资格的结论,发放《认证处置决定通知书》并公告,认证客户不得再使用认证证书和认证标志。

7 认证证书和认证标志

7.1 认证证书和认证标志

7.1.1 认证证书

初次认证认证证书有效期最长为3年。再认证的认证证书有效期不超过最近一次有效认证证书截止期再加3年但再认证的认证证书有效期最长不超过42个月

通常情况下,获证客户应在当前认证证书截止期前至少3个月接受再认证审核或已做好接受再认证审核的准备。否则,因获证客户接受再认证审核时间过晚或因不符合的关闭导致CQM的认证决定无法在原认证证书到期前作出时,再认证证书有效期将不足3年。

7.1.2 认证标志

 

 

 

  

  认证用标准    

  认证注册号

7.2 认证证书和认证标志的使用

获证客户应建立认证证书和认证标志的使用方案,获证后按照《服务认证证书和认证标志、认可标识使用规则正确使用认证证书和认证标志。

7.3 认证证书和认证标志的误用

获证客户误用认证证书和认证标志,可能导致认证资格的暂停或撤销。误用认证证书和标志的类型及对误用认证证书和标志的处理见《服务认证证书和认证标志、认可标识使用规则中规定。

获证客户一旦发现误用认证证书或认证标志,应立即采取纠正措施,并报告CQM审核管理部门。

 

8 获证客户的信息通报

获证客户应建立向CQM通报最新信息的程序,并及时通报其重大投诉、主管部门监督检查结果、重大事故及获证客户变更的各种信息等。变更信息包括(但不限于)以下:

a) 组织名称,组织法人,隶属关系;

b) 联系人,联系方式(包括:电话、传真、手机);        

c) 组织地址(包括:注册地址、认证地址、邮编);   

d) 覆盖人数;         

e) 组织机构和职能分配;         

f) 证书表述的组织认证场所;   

g) 管理文件;         

h) 其他。

当上述信息发生变更时,获证客户应填写《获证组织认证信息变更沟通单》,并及时反馈给CQM。变更信息反馈渠道及联系信息详见《获证组织认证信息变更沟通单》中的联系。

9 认证要求变更的条件和程序

9.1 认证要求变更的条件

a) 获证客户保持认证资格有效;

b) 认证要求变更应在规定的时间前完成;

c) 申请认证要求变更的获证客户应提交认证要求变更需求申请,并提交按新的认证要求进行调整的证据;

d) 获证客户的服务认证已满足新的认证要求,且已正常运行。

9.2 认证要求变更的程序

a) 在认证要求变更转换期结束前,获证客户向CQM提出认证要求变更申请;提出申请日期宜在转换期截止前至少90天;

b) CQM通过对获证客户实施年度监督审核或再认证审核,或应获证客户要求安排的认证要求变更的专项审核,评审调整后的服务认证对认证要求的符合性、适宜性和有效性;

c) CQM审定,认为获证客户已满足批准认证资格的条件,同意批准认证范围,换发认证证书或附件,收回原证书,认证证书的注册号和有效期保持不变。

10 保密

CQM承诺为认证客户保密(提前告知认证客户的需公开信息除外)。对认证客户的保密信息如需公开或向第三方提供时,将拟提供的信息提前通知认证客户(法律限制除外)。

如有证据表明,CQM因认证接触受审核方的商业、技术秘密,而泄露给第三者(法律规定除外),承担相应法律责任。

11 申诉/投诉、争议及处理

CQM或审核人员违反国家认证法律、法规、认可机构有关规定、缺乏公正性及对认证的评价结果等有异议时,可以向CQM提出申诉、投诉。

CQM将在30日内答复处理情况。

CQM申诉/投诉和争议的处理有异议时可向中国合格评定国家认可委员会、中国国家认证认可监督管理委员会等有关部门进一步申诉/投诉。

12 费用

实施本方案的费用,按CQM《服务认证收费管理规则》执行。

13 公告

对获得认证、暂停、恢复或撤销的认证客户,在CQM网站上公布。

14 附则

本方案由方圆标志认证集团有限公司负责解释。

打印】 【关闭